Je hebt al kunnen lezen dat het maken van een -emailhandtekening niet moeilijk is. Maar waar moet je op letten als je een (zakelijke) e-emailhandtekening wilt maken? Wat zet je er in en wat vooral niet?
Als er een bedrijfsbeleid geldt met betrekking tot de ondertekening van je e-mailberichten, dan ben je snel klaar. Maar als je op dat gebied de vrije hand hebt, zal je met onderstaande tips geen flater slaan.
-
Hou het functioneel
Een handtekening onder je e-mailbericht is bedoeld voor contactinformatie. Hou het daarom functioneel en beperk je tot het hoognodige. Denk bijvoorbeeld aan (vanzelfsprekend) je naam, je functie, je telefoonnummer en eventueel een bedrijfslogo. Eventueel kun je nog alternatieve contactopties zoals een afwijkend telefoonnummer toevoegen.
-
Hou het professioneel
Was jij vroeger ook zo’n stripliefhebber, en schreef je onder elke brief Met vriendelijke smurfengroetjes?
Wat je nu ook doet, groeten hebben geen eigenschappen. Dus vermijd zonnige, sportieve of wat voor groeten dan ook.
-
Gebruik geen onnodige opmaak en animaties
Opmaak en animaties leiden alleen maar af en is en doen het functionele karakter van de e-mail handtekening te niet.
-
Hou het kort
Zet alleen noodzakelijke informatie in je e-mail handtekening. Zorg dat de ontvanger in een oogopslag wie het e-mailbericht schreef en hoe je contact kunt opnemen.
-
Maak je e-mail handtekening mobielvriendelijk
Test hoe de handtekening uit Outlook of Windows Mail er uitziet op mobiele apparaten.
-
Gebruik verschillende opmaak voor privé en zakelijke e-mail handtekeningen
Gebruik voor je zakelijke en prvé e-mailhandtekening een andere opmaak, zodat duidelijk is of je bericht zakeleijk of privé is.
-
Beperk de breedte van je e-mailhandtekening
Maak de e-mail handtekening niet te breed. Je voorkomt daarmee dat de lezer horizontaal moet scrollen om je e-mailhandtekening te kunnen lezen.
-
Definieer afmetingen van afbeeldingen
Definieer van afbeeldingen in je e-mail handtekening de afmetingen, zodat ze in iedere browser of e-mailprogramma hetzelfde worden weergegeven.
-
Voorzie afbeeldingen van de ALT-tags
Geef een afbeelding altijd een beschrijvende ALT-tag mee. Als de afbeelding dan niet geladen kan worden zorgt de beschrijving ervoor dat het toch duidelijk is wat er had moeten verschijnen.
-
Test de e-mail handtekening op diverse schermen
Gebruik de e-mail handtekening voor je bedrijf pas wanneer je die hebt getest op meerdere (mobiele) schermen. Test verschillende resoluties, browsers en e-mailprogramma’s.
-
Gebruik geen opsommingstekens
Iedere browser en e-mailprogramma geeft opsommingstekens op een andere manier weer. Maak er daarom liever geen gebruik van. Zo weet je zeker dat je e-milhandtekening er altijd hetzelfde uitziet.
-
Plaats sociale media-iconen met links naar je profielpagina’s
Plaats social media-iconen onder je e-mail handtekening met links naar de verschillende kanalen.
-
Gebruik je eigen huisstijl
Gebruik de huisstijl van je website als basis voor de e-mail handtekening.
-
Gebruik JPG-afbeeldingen
Afbeelding(en) in je e-mail handtekening? Kies een JPG-afbeelding. Niet alle browsers en e-mailprogramma’s kunnen goed overweg met andere bestandsformaten
-
Creativiteit werkt niet
Beperk je creativiteit in je e-mail handtekening, het leidt alleen maar af. We zeiden het al in het begin; hou het functioneel.
